Vi i Indre Østfold kommune behandler store mengder personopplysninger om innbyggerne våre. Dette gjør vi for å levere trygge og gode tjenester til alle i kommunen.

Vi vet at du som innbygger har tillit og forventning til at vi behandler personopplysningene dine på en trygg og forsvarlig måte. Derfor jobber vi hele tiden med å sørge for at all vår behandling av personopplysninger skjer på en sikker måte og i tråd med personvernregelverket.

Denne personvernerklæringen viser hvilken informasjon vi samler inn og hvordan vi behandler personopplysninger. 

Når samler Indre Østfold kommune inn personopplysninger?

Indre Østfold kommune samler inn personopplysninger for å kunne utføre våre lovpålagte oppgaver, levere tjenester, oppfylle avtaler med deg og for å kunne saksbehandle henvendelser vi får fra deg. Når vi «behandler personopplysninger», betyr det at vi for eksempel registrerer personopplysningene, setter dem sammen, lagrer dem eller bruker dem i saksbehandling.

Utlevering av personopplysninger til tredjeparter

Indre Østfold kommune vil kun utlevere opplysninger til en tredjepart når vi har en lovbestemt plikt til det, som ved levering av helsetjenester eller til for eksempel NAV eller Skatteetaten.

Overføring av personopplysninger ut av EU/EØS

Indre Østfold kommune jobber for at IT-systemleverandørene kun skal behandle personopplysninger innenfor EU/EØS, som er underlagt personvernforordningen (GDPR). I noen tilfeller vil imidlertid personopplysninger bli overført ut av EU/EØS, til såkalte tredjestater. Dette skyldes at de store teknologileverandørene ofte behandler personopplysninger i datasentre i USA.

I slike tilfeller er beskyttelsesnivået garantert enten ved beslutning fra EU-kommisjonen om at tredjestaten sikrer et tilstrekkelig beskyttelsesnivå, eller ved at databehandleren gir nødvendige garantier i samsvar med personvernforordningen artikkel 46.

Bruk av databehandlere

Indre Østfold kommune bruker i mange tilfeller IT-systemleverandører, som behandler personopplysninger på kommunens vegne. Kommunen har i disse tilfellene inngått databehandleravtaler med leverandørene for å sikre at disse behandler informasjonen i samsvar med kravene i personopplysningsloven.

Her kan du lese mer om databehandleravtaler hos Datatilsynet

Lagringstid

Indre Østfold kommune lagrer personopplysninger om deg så lenge det er nødvendig for å oppnå det formålet personopplysningene ble samlet inn for.

Det betyr at personopplysninger vi behandler for å oppfylle lovpålagte plikter, lagres så lenge lovhjemmelen krever det. Hvis personopplysningene behandles for arkivformål i henhold til arkivloven, skal opplysningene bevares for all framtid.

Hvis kommunen behandler personopplysninger om deg som du har samtykket til, vil vi slette opplysningene om deg hvis du trekker tilbake samtykket. Hvis du ikke trekker tilbake samtykket, vil personopplysningene slettes i samsvar med lagringstiden samtykket er avtalt å gjelde for. 

Om samtykke

I tilfellene der Indre Østfold kommune ønsker å behandle personopplysninger om deg uten at vi har hjemmel i lov, kan vi be om ditt samtykke til behandlingen. I slike tilfeller vil du bli informert om hva behandlingen går ut på og bli bedt om å aktivt samtykke til behandlingen.

Samtykket ditt skal være frivillig og du kan når som helst trekke tilbake samtykket ditt.

Kommunen bruker kun samtykke som behandlingsgrunnlag når vi ikke har et annet rettslig grunnlag for behandlingen av personopplysningene.

Saksbehandling

Kommunen er en offentlig virksomhet og vi har plikt til å føre postjournal etter offentlighetsloven § 10. Vi journalfører all korrespondanse i forbindelse med saksbehandling. Dette gjøres med mindre dokumentene skal unntas offentlighet, for eksempel på grunn av taushetsplikt.

Etter arkivloven § 6 har vi arkivplikt. Det innebærer blant annet at saksdokumentene våre lagres i et arkiv på ubestemt tid. Alle dokumenter som er journalført overføres til Arkivverket i tråd med arkivloven § 10.

I disse behandlingene er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, altså at behandlingen er nødvendig for å etterleve de rettslige forpliktelsene våre. Der det er snakk om særlige kategorier personopplysninger er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav c, jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav g.

Dine rettigheter

Du har en rekke rettigheter når det kommer til kommunens behandling av dine personopplysninger. Dette kan du lese mer om hos Datatilsynet

Ønsker du å henvende deg til kommunen for å få innsyn, kan du gjøre det på nettsiden vår om eDialog

Du kan også kontakte innbyggertorgene hvis du trenger hjelp.

Du har krav på svar innen 30 dager. Kravet ditt vil i utgangspunktet behandles gratis, men vi kan kreve betaling ved flere kopier, overdrivelse eller grunnløse innsynsbegjæringer. 

Innsyn i dine egne opplysninger

Når kommunen behandler personopplysninger om deg, har du rett til innsyn i hvilke opplysninger som behandles og du har rett på informasjon om behandlingene.

Korrigering av personopplysninger

Du kan be oss om å rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende

Sletting av personopplysninger

Hvis du mener at kommunen behandler informasjon om deg som ikke er nødvendig, kan du be om at denne informasjonen blir slettet. Dette gjelder ikke hvis opplysningene skal oppbevares i henhold til en annen lovgivning, for eksempel arkivloven.

Begrensning av behandling av personopplysninger

I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg. Begrensning av opplysningene betyr at personopplysningene som samles inn ikke lenger kan behandles til formålet, men fortsatt lagres.

Protestere mot en behandling av personopplysninger

Hvis vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i oppgavene våre eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på behandlingen av opplysninger om deg.

Dataportabilitet

Hvis vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å få overført opplysningene dine til deg selv eller til en annen behandlingsansvarlig.

Denne rettigheten har likevel flere unntak. Retten gjelder blant annet ikke hvis kommunen behandler personopplysningene dine for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller kommunen utøver offentlig myndighet. Retten til dataportabilitet gjelder kun opplysninger som du har gitt til kommunen.

Rett til å klage

Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger strider mot personvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider

Du kan også kontakte personvernombudet for Indre Østfold kommune hvis du trenger bistand.

Personvernombud for Indre Østfold kommune

Hvis du har spørsmål som er knyttet til denne personvernerklæringen eller ansvaret vårt som behandlingsansvarlig, har du krav på svar uten ugrunnet opphold og senest innen én måned.

Vi har et personvernombud som du kan kontakte hvis du har spørsmål til hvordan vi behandler personopplysninger dine eller hvis du trenger hjelp til å utøve rettighetene dine overfor oss. Personvernombudet har taushetsplikt.

Kontaktinformasjon

E-post: personvernombud@io.kommune.no