Når du bruker våre elektroniske løsninger, ønsker vi at du skal føle deg trygg på at gjeldende lover og regler følges. Sikker behandling av dataene er viktig for oss, og vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende lover og regler.

Personvernreglene er utarbeidet med bakgrunn i EU-forordning om personvern (GDPR), tatt inn i norsk lov ved personopplysningsloven datert 20. juli 2018.

Reglene som viser at Indre Østfold kommune har lov til å behandle dette, finner du i Personopplysningslovens § 1, art. 6 nr. 1 bokstav c og Smittevernloven § 7-1.

Formålet med innsamling av personopplysninger

Indre Østfold kommune behandler dine personopplysninger:

• For å kunne identifisere deg
• For å kunne administrere dine personopplysninger og tilby deg kommunale tjenester

De opplysningene vi samler inn om deg, gjør kommunen i stand til å utføre sin saksbehandling knyttet til din henvendelse. Opplysningene om deg registreres og behandles på samme måte som om du hadde sendt inn din henvendelse på papir.

Opplysningene vil bare bli brukt til saksbehandling for det formålet henvendelsen gjelder. 

Behandlingsansvarlig og databehandler

Kommunen er eier av informasjonen som samles inn, og er behandlingsansvarlig i henhold til personopplysningsloven.

Innsamling, behandling, lagring og videreformidling av personopplysninger (til tredjepart)

Det er frivillig om du ønsker å benytte deg av de elektroniske løsningene som finnes på våre nettsider. Dersom du ikke ønsker å gi fra deg personopplysninger elektronisk, kan du gi dem direkte på et av  innbyggertorgene.

Personopplysninger i forbindelse med en spesifikk sak er bare tilgjengelig for:

• Saksbehandlere i kommunen som er involvert i saken
• Ansatte i kommunen som er involvert i saken (uten direkte adgang til behandlingssystemene)
• Teknisk støttemannskap i kommunen, dersom tekniske vanskeligheter dukker opp i behandlingssystemene

Hvis kommunen må henvise saken din til et annet forvaltningsorgan, vil du bli informert, og vi vil spørre om tillatelse fra deg før en eventuell overføring av opplysningene. Vi gir ikke fra oss informasjon om deg til tredjepart uten at du har gitt tillatelse til dette.

Indre Østfold kommune som forvaltningsorgan 

Enheter, kontorer og andre som forbereder saker og fatter vedtak, er organer som utgjør forvaltningen i kommunen. Disse skal bidra til at dine rettigheter som innbygger blir ivaretatt.

Rett til personvern og taushetsplikt

Alle som utfører en tjeneste for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han eller hun får vite om noens personlige forhold. Dette gjelder også andre opplysninger som skal hemmeligholdes av hensyn til den som opplysningen gjelder. I enkelte saker er taushetsplikten særlig streng.

Du har rett til informasjon om behandlingen av personopplysninger

Alle som ber om det, skal få vite hvordan opplysningene om seg selv blir behandlet.

Du har rett til innsyn

Du kan henvende deg til en hvilken som helst av våre avdelinger (via oppmøte, telefon, e-post ) og be om å få vite hva slags opplysninger de har om deg, hva de skal brukes til og hvor de er innhentet fra. Dette gjelder både elektroniske og manuelle registre. Du skal få svar innen 30 dager.

Du skal kunne kreve at feilaktige eller mangelfulle opplysninger om deg blir rettet 

I utgangspunktet skal kommunen selv rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Det er imidlertid ikke alltid lett for den som behandler store mengder opplysninger å bli klar over at noe mangler eller er feil. Vi anbefaler derfor at du bruker innsynsretten aktivt, og gir beskjed til avdelingen det gjelder hvis du oppdager feil.

Du kan kreve at unødvendige opplysninger om deg blir sperret eller slettet 

Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel regnskapsloven eller arkivloven.

Du skal kunne utøve dine rettigheter gratis

Når du ber om innsyn, retting og sletting er dette gratis.

Informasjonssikkerhet

• Kommunen har ansvar for å sørge for at personopplysninger er tilstrekkelig sikret  
• Kommunen har, blant annet etter gjennomførte risikoanalyser, innført rutiner som skal gi nødvendig sikkerhet 
• Kommunen sikrer at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til opplysningene
• Personopplysninger kan ikke endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette
• Kommunen sikrer at personopplysningene er tilgjengelige når det er nødvendig for å utføre våre arbeidsoppgaver, for å gi deg en best mulig tjeneste
• Kommunen revurderer rutinene med jevne mellomrom, slik at sikkerheten til enhver tid skal være så god som mulig. Dersom vi oppdager at en rutine ikke er fulgt, følges dette grundig opp

Personvernerklæring for elektroniske skjemaer

I denne personvernerklæringen kan du lese hvordan personvernet ivaretas når du fyller ut og sender inn elektroniske skjemaer på våre nettsider. Sikkerheten ivaretas av ACOS AS, som er databehandler av personopplysninger i våre elektroniske skjemaer. 

Hva er et personvernombud?

Et personvernombud er en ressursperson som styrker virksomhetens kunnskap og kompetanse om personvern. Personvernombudet veileder virksomheten slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket.

Personvernombudet i Indre Østfold kommune heter Bente Lundsrud.  

Har du spørsmål?

Kontakt:
Indre Østfold kommune,
v/ personvernombudet,
postboks 34
1861 Trøgstad
Sentralbord: 69 68 10 00
E-post: personvernombud@io.kommune.no